Forretningsorden for bestyrelsen i Værløse Gymnastik
Godkendt af bestyrelsen i juni 2019
Stk. 1: Sekretæren er ansvarlig for indkaldelse til bestyrelsesmøder, herunder at finde tid og sted samt for udarbejdelsen af dagsordenen og udsendelsen af denne.
Stk. 2: Dagsordenen udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Formanden fremsender efter behov dagsorden til udvalgsformænd.
Stk. 3: Indkaldelsen udsendes senest 1 uge før bestyrelsesmødet med angivelse af dagsorden, tid og sted samt mødeleder.
Stk. 4: Forslag til dagsordenen sendes til sekretæren, der udsender den endelige dagsorden senest 3 dage før mødets afholdelse.
Stk. 5: Afbud meldes direkte til sekretæren. Såfremt der er for mange afbud til, at bestyrelsen kan blive beslutningsdygtig, aflyser formanden mødet efter konferering med sekretæren.
Stk. 6: Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:
7. Indkomne forslag
Stk. 1: Det efterstræbes at holde 1 bestyrelsesmøde hver måned og ellers efter behov, dog minimum 4 gange årligt.
Stk. 2: Der tages referat af bestyrelsesmødet. Det pålægges sekretæren at tage referat eller udpege en referent. Referatet skal klart og objektivt tydeliggøre, hvad der er blevet besluttet.
Stk. 3: Det pålægges ydermere sekretæren at sørge for, at referatet hurtigst muligt efter bestyrelsesmødet bliver udsendt til bestyrelsen og udvalgsformænd, der deltog i det pågældende møde, pr. e-mail.
Stk. 4: Referater uploades i Bestyrelsens mappe i KlubModul af den webansvarlige.
Stk. 1: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når der er tre stemmeberettigede til stede, hvoraf en er enten formand eller kasserer.
Stk. 2: Udvalgsformænd kan deltage i bestyrelsesmøder på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, men har ikke stemmeret.
Stk. 3: Afstemning foregår ved håndsoprækning eller mundtlig tilkendegivelse. Afvigende stemmer kan blive ført til referat hvis det tilkendegives overfor referenten.
Stk. 4: I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk. 1: Formanden leder foreningen mellem bestyrelsesmøderne og tegner foreningen udadtil, hvilket vil sige, at formanden er den eneste, der taler på hele foreningens vegne, såfremt andet ikke er aftalt.
Stk. 2: Næstformanden supplerer formanden og overtager dennes opgaver i tilfælde af udeblivelse.
Stk. 3: Kassereren bistår medlemmer i foreningsrelevante spørgsmål omkring økonomi og hjælper udvalg med at føre regnskab, lave budgetter mv.
Kassereren bogfører endvidere foreningens økonomi og holder bestyrelsen orienteret om foreningens økonomiske status på bestyrelsesmøder. Sikrer at der udbetales løn til ansatte.
Stk. 4: Sekretæren har ansvaret for afvikling af bestyrelsesmøder, inklusiv at finde tid og sted, samt udarbejde og udsende dagsorden. Sekretæren skal sørge for, at der bliver taget referat af bestyrelsesmødet, og sikre at dette udsendes snarest muligt efter afholdelsen.
Stk. 5: Menige bestyrelsesmedlemmer supplerer de øvrige bestyrelsesmedlemmer og påtager sig opgaver efter behov.
Stk. 6: 1. og 2. Suppleant deltager så vidt muligt i alle bestyrelsesmøder og ajourfører sig løbende med bestyrelsens arbejde. Påtager sig ad hoc bestyrelsesarbejde.
Stk. 7: Hvis et bestyrelsesmedlem ikke er i stand til at udføre sine forpligtelser med hensyn til fx mødeindkaldelse, referater m.m., påhviler det medlemmet selv at informere de øvrige bestyrelsesmedlemmer om dette og sørge for, at forpligtelserne overtages af andre.
Stk. 1: Arbejdet i foreningen kan efter bestyrelsens beslutning struktureres i udvalg, der nedsættes og godkendes på bestyrelsesmøder.
Stk. 2: Udvalgsmedlemmer skal være medlem af Værløse Gymnastik, forældre til medlemmer i Værløse Gymnastik eller instruktører i Værløse Gymnastik.
Stk. 3: Udvalgets daglige drift ledes af en udvalgsformand, der skal være godkendt af bestyrelsen. Øvrige medlemmer af udvalget skal blot godkendes af udvalgsformanden.
Stk. 4: Til hvert udvalg knyttes en kontaktperson i bestyrelsen, der kan, men ikke behøver, være medlem af udvalget. Hvis andet ikke er bestemt, er formanden udvalgets kontaktperson.
Stk. 5: Det pålægges udvalgsformanden at holde bestyrelsen informeret om udvalgets drift gennem beretninger, der fremlægges på hvert bestyrelsesmøde enten ved personligt fremmøde eller gennem udvalgets kontaktperson i bestyrelsen.
Stk. 6: Det pålægges bestyrelsen at føre tilsyn og bistå udvalgene med deres arbejde gennem udvalgets kontaktperson.
Stk. 7: Det efterstræbes, at udvalgene arbejder selvstændigt, men mellem generalforsamlinger er bestyrelsen altid øverste myndighed i udvalgsspørgsmål og kan om nødvendigt også nedlægge udvalg eller foretage ændringer i udvalgenes sammensætning eller drift.
Stk. 1: De af generalforsamlingen valgte medlemmer af bestyrelsen, suppleanter, revisorer og revisorsuppleant er kontingentfri og kan deltage gratis på alle foreningens hold og gratis i foreningens aktiviteter i øvrigt.
Stk. 2: De i stk. 1 nævnte personers børn under 18 år er kontingentfri og kan deltage gratis på alle foreningens hold.
Stk. 3: Lønnet personale og disses børn under 18 år samt ulønnede hjælpeinstruktører kan deltage på alle foreningens hold og øvrige aktiviteter med 10% rabat. Dette gælder fra sæson 2018/19 og frem.
Stk. 1: Bestyrelsen skal sikre, at instruktører og hjælpeinstruktører — såvel lønnede som ulønnede — samt alle i og omkring bestyrelsen, jf. 5 6, stk. 1 & 3, betænkes med en hilsen ved særlige lejligheder.
Stk. 2: En hilsen kan være i form af en gave af følgende størrelse:
|
Anledning |
Bemærkning |
Beløb max |
|
Runde fødselsdage |
30 år og op ... gradueret |
300-500 kr. |
|
Afsked fra Værløse Gymnastik |
Instruktører / hjælpeinstr. efter mere end 5 år |
500 kr. |
|
Bryllup/sølvbryllup/guldbryllup |
|
400 kr. |
|
Barns fødsel/Barsel |
|
300 kr. |
|
Sygdom |
Blomsterhilsen |
300 kr. |
Julehilsen Husk pedeller på skolerne og halpersonale 300 kr.
Stk. 3: Der kan efter bestyrelsens beslutning ydes anden honorering til frivillige ved særlige lejligheder.
Anledningen kan være hjælp ved gennemførelse af aktiviteter, fx generalforsamling, opvisning og lignende.
Stk. 4: Ved bestyrelsesmedlemmers afgang efter mere end 5 års frivilligt arbejde betænkes medlemmet med en gave af max 700 kr..
Stk. 1: Har bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter udgifter i forbindelse med foreningsarbejdet refunderes disse mod dokumentation.
Stk. 2: Bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter kan årligt honoreres med en skattefri godtgørelse efter de gældende satser fra SKAT vedrørende skattefri omkostningsgodtgørelse til frivillige og ulønnede hjælpere Dette kræver en indsats for foreningen ud over deltagelse i bestyrelsesmøder. Beløbet udbetales bagudrettet efter afholdelse af ordinær generalforsamling i september måned.
Stk. 3: Foreningens formue placeres på aftalekonti til den til enhver tid bedst mulige forrentning.
Stk. 4: Ingen medlemmer af foreningen kan indgå økonomisk bindende aftaler med tredjemand uden bestyrelsens godkendelse. Her tænkes fx men ikke udelukkende på indkøb af dragter til opvisning, indkøb af rekvisitter, tilmelding til kurser m.v.
Stk. 1: Bestyrelsen kan udnævne æresmedlemmer af foreningen under ganske særlige forhold. Æresmedlemmer er kontingentfri og kan deltage gratis på alle foreningens hold.
Stk. 2: En liste over udnævnte æresmedlemmer vil blive ført og vedligeholdt
30. juni 2019
Gitte Dahl
Formand
